Bei einer ganzen Reihe von ECM-Szenarien kommt dazu, dass dem Mitarbeiter ein als intuitiv empfundenes Medium (Papier) genommen und durch ein digitales Medium ersetzt wird. Hier ist bereits in der Anforderungsdefinition und der Konzeption besondere Sorgfalt vonnöten, um die Nutzerakzeptanz der projektierten Lösung sicherzustellen. Doctra verfügt über Erfahrungswerte und Best Practices aus vielen anderen Projekten, die wir gerne einbringen. Weiterhin ist ein Umsetzungsmodell sowie ein Betriebsmodell zu wählen, das es ermöglicht, einerseits die fachlichen Anforderungen zu berücksichtigen und weiterhin die Kosten für Lizenzen, Umsetzung und zukünftigen Betrieb im projektierten Rahmen zu halten.

Bereits bei der Konzeption eines ECM Systems und der zugehörigen Verfahren müssen unbedingt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten und Daten beachtet werden.
Gerade die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt Unternehmen vor Herausforderungen bei der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Personenbezogene Daten unterliegen dabei einer grundsätzlichen Anforderung nach Auffindbarkeit ("Auskunftsanspruch"), Übertragbarkeit und Löschbarkeit, die konzeptionell zwingend zu berücksichtigen ist.