Während man den Begriff der Ablage bzw. der Speicherung von Informationen/Dokumenten in der Regel als temporär versteht, drückt der Begriff der Archivierung die Langzeit-Aufbewahrung aus. Moderne Archivsysteme decken beide Bereiche ab.

Ein unternehmensweiter Einsatz der Archivierung ein großer Schritt für Unternehmen, der geplant und schrittweise umgesetzt werden muss. Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zu elektronischen Ablage/Archivierung aller Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Die Archivierung von Dokumenten spielt nicht nur eine wesentliche Rolle für die Unternehmens-Compliance, sondern ist auch für die Weiterverwendbarkeit der Dokumente im Unternehmen relevant. Das heißt, dass dem unmittelbaren Zugriff auf die in Dokumenten enthaltene Information ein immer höherer Stellenwert zukommt. Dokumente zu archivieren, ist nicht mehr Selbstzweck oder gar lästige Pflicht, sondern kann den entscheidenden Unterschied im Gespräch mit einem Kunden ausmachen. Dann nämlich, wenn alle Dokumente zu einem Kunden oder einem Geschäftsprozess mit einem Kunden archiviert oder abgelegt sind und über eine Akte direkt am Bildschirm zugreifbar sind. Das ist mit Papierdokumenten und Aktenordnern in dieser Form nocht ohne weiteres realisierbar.

Immer mehr Dokumente erreichen die Firmen in elektronischer Form – allerdings in verschiedenen Formaten bzw. über verschiedene Systeme, wie z.B. per eMail, über EDI oder als hochgeladene Dokumente in einem Firmenportal. Während die letztgenannten Beispiele sicher als wissentliche, im Kontext eines Geschäftsprozesses vorgenommene Transaktionen gewertet werden können, ist das Herausfiltern und Archivieren geschäftsrelevanter, ablagewürdiger eMails aufgrund der fehlenden Strukturierung und meist auch aufgrund der reinen Menge problematisch.

Das Volumen der ein- und ausgehenden eMails wirft zudem noch das Problem der Verwaltung und Speicherung der schieren Menge an eMails auf. Auch hier kann Archivierung helfen, auch wenn der Begriff in diesem Zusammenhang etwas irreführend scheinen mag. Geht es doch vornehmlich um die Verdrängung von eMails aus dem teurem Speicher der Groupware-Datenbanken auf günstigeren, ggfs. langsameren Speicher, beispielsweise in einem Archivsystem.